Sharing Custom Reports

A place for discussion on how to use the program more effectively

Sharing Custom Reports

Postby guitarmanvt » Mon Oct 22, 2007 1:16 pm

Hey, guys! Just found out that we can share our custom reports with each other. Cool! 8)

Here's how to share your custom report with others:
  1. Start FoxFire. There are several ways. Here are two:
    • In Donor Manager's start page, click "Custom Reports."
    • In the top gray menu, select Reports > Custom Reports ...
  2. Create your custom report.
  3. Export your custom report's definition. In the top gray menu, select File > Export...
    NOTE: Uncheck the checkboxes at the bottom of the Export screen. This makes the exported file much smaller.
  4. The export feature saves your report's definition as an XML file. Find it and open it with Notepad (or another text editor).
    NOTE: The file is likely to be found in the C:\DONOR5\FF60\OUT folder.
  5. Copy the XML contents and paste it here on the DM forum.

Now, here's how to download shared custom reports.
  1. Start FoxFire.
  2. Find the XML posted on the DM forum. Copy and paste it into a new text document. Save it with the .XML file extension.
  3. Import the custom report's definition. In the top gray menu, select File > Import.... Find the file you just saved and import it.
  4. The import process places the newly-imported report in the top-level "Requests Root" folder. You can move it to another folder after it is imported.


As an example, here's a custom "Prayer Requests" report I'm using. It pulls Touch records marked as Type "PRAY" that do not have the "Closed" checkbox checked. (I use the checkbox to mark off past prayer requests so that this report only pulls the latest request per partner.)

<?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1" ?>
<RQ071022-PRAY.XML>
<RequestRecord>
<FIELD>
<fldname>rq_name</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>8</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>PRAY </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_desc</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>75</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue><![CDATA[Prayer Requests ("PRAY" Touches) ]]></fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_date</fldname>
<datatype>D</datatype>
<datawidth>8</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>10/22/2007</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_user</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>15</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>SYSTEM </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_detsum</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>7</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Detail </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_reqtype</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>25</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Detail </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_file</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>50</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_frx</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>50</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_printr</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>25</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_wtag</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_wtag2</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_wprnam</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_wpaper</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>5</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_worien</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>2</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_wdftpr</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_prndlg</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_sendto</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>7</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Screen </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_height</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>3</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_width</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>3</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_cmpres</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>3</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_lndscp</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>3</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_pgsize</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_offset</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>3</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_bmargn</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>3</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_tmargn</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>3</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>-1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_eject</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>2</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_type</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>50</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Report-Columns </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_label</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>40</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue><![CDATA[3 1/2" x 15/16" x 1 ]]></fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_dept</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>10</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_fldvars</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>
<FLD_CNT>6</FLD_CNT>
<FLD_LBLALS> </FLD_LBLALS>
<FLD_INDENT></FLD_INDENT>
<FLD_AGTYPE> </FLD_AGTYPE>
<FLD_TOTWID>88</FLD_TOTWID>
<FLD_TOTWD2>0</FLD_TOTWD2>
<FLD_XTOT></FLD_XTOT>
<FLD_TOTROW></FLD_TOTROW>
<FLD_TOTCOL></FLD_TOTCOL>
<FLD_NAME>
<NAME>NAME</NAME>
<NAME>TYPE_T</NAME>
<NAME>COMMENT</NAME>
<NAME>DATE</NAME>
<NAME>ISDONE</NAME>
<NAME>LAST</NAME>
</FLD_NAME>
<FLD_RPT>
<RPT>1</RPT>
<RPT></RPT>
<RPT>1</RPT>
<RPT>1</RPT>
<RPT></RPT>
<RPT></RPT>
</FLD_RPT>
<FLD_KEY>
<KEY>Donor Name </KEY>
<KEY>Touch Type </KEY>
<KEY>Touch Comment </KEY>
<KEY>Touch Date </KEY>
<KEY>Touch Isdone </KEY>
<KEY>Donor Last </KEY>
</FLD_KEY>
<fld_agop>
<agop></agop>
<agop></agop>
<agop></agop>
<agop></agop>
<agop></agop>
<agop></agop>
</fld_agop>
</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_fltvars</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>
<flt_cnt>2</flt_cnt>
<flt_distin></flt_distin>
<flt_advaar></flt_advaar>
<flt_advadd></flt_advadd>
<flt_advdel></flt_advdel>
<flt_advspi></flt_advspi>
<flt_advmsg>Changes made here are for this run only.</flt_advmsg>
<FLT_NOT>
<NOT>Is</NOT>
<NOT>Is</NOT>
</FLT_NOT>
<flt_opr>
<opr>Like</opr>
<opr>Equal to</opr>
</flt_opr>
<FLT_KEY>
<KEY>Touch Type </KEY>
<KEY>Touch Isdone </KEY>
</FLT_KEY>
<flt_val>
<val>PRAY</val>
<val>No</val>
</flt_val>
<flt_vop>
<vop></vop>
<vop></vop>
</flt_vop>
<flt_mod>
<mod>No</mod>
<mod>No</mod>
</flt_mod>
<flt_rqd>
<rqd>1</rqd>
<rqd>1</rqd>
</flt_rqd>
<flt_agop>
<agop> </agop>
<agop> </agop>
</flt_agop>
<flt_ask>
<ask></ask>
<ask></ask>
</flt_ask>
<flt_pmt>
<pmt></pmt>
<pmt></pmt>
</flt_pmt>
<flt_dval>
<dval></dval>
<dval></dval>
</flt_dval>
</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>oj_1no2</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>oj_2no1</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>oj_leftout</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>48</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>top_no</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>5</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>top_srtkey</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>28</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>top_srtago</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>5</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_isfiltr</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_isgroup</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_issort</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_lockfld</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_lockflt</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_lockout</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_misc</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>50</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_locksrt</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_srtvars</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>
<srt_cnt>2</srt_cnt>
<srt_pckfrm>1</srt_pckfrm>
<srt_avlcnt></srt_avlcnt>
<srt_key>
<key>Donor Last </key>
<key>Touch Date </key>
</srt_key>
<srt_avlkey>
<avlkey>Donor Name </avlkey>
<avlkey>Touch Type </avlkey>
<avlkey>Touch Date </avlkey>
<avlkey>Donor Last </avlkey>
</srt_avlkey>
<srt_avlago>
<avlago></avlago>
<avlago></avlago>
<avlago></avlago>
<avlago></avlago>
</srt_avlago>
<srt_ord>
<ord>A</ord>
<ord>A</ord>
</srt_ord>
<srt_grp>
<grp></grp>
<grp></grp>
</srt_grp>
<srt_agop>
<agop> </agop>
<agop> </agop>
</srt_agop>
<srt_name>
<name>LAST</name>
<name>DATE</name>
</srt_name>
<srt_opt>
<opt></opt>
<opt></opt>
<opt></opt>
</srt_opt>
</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_calvars</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>
<cal_cnt>1</cal_cnt>
<cal_formcn>0</cal_formcn>
<cal_pckfrm>1</cal_pckfrm>
<cal_addto>1</cal_addto>
<cal_any> </cal_any>
<cal_opt>1</cal_opt>
<cal_key>
<key>#Grand Totals#</key>
</cal_key>
<cal_cagop>
<cagop>Group Break</cagop>
</cal_cagop>
<cal_weight>
<weight></weight>
</cal_weight>
<cal_ord>
<ord> </ord>
</cal_ord>
<cal_name>
<name></name>
</cal_name>
<cal_form>
<form></form>
</cal_form>
<cal_lines>
<lines>0</lines>
</cal_lines>
<cal_fagop>
<fagop></fagop>
</cal_fagop>
</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_type</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>3</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Rpt</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_view</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>10</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_notes</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_gstyle</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>40</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Default (Presentation) </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_cstyle</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>40</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Default (New Character) </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_fit2pg</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_face</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>20</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_union</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>8</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_b4sql</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_aftsql</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_aftout</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_sql</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_udupes</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_fltb4j</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_fltdsp</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>Ask </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_repeat</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>2</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_lines</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>3</datawidth>
<datadecimals>1</datadecimals>
<fldvalue>1.0</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_colspc</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>2</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_askhdr</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_joins</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>
<join_count>0</join_count>
<join_cond>
</join_cond>
<join_where>
</join_where>
<join_level>
</join_level>
<join_a1>
</join_a1>
<join_a2>
</join_a2>
<join_f1>
</join_f1>
<join_f2>
</join_f2>
<join_akey1>
</join_akey1>
<join_akey2>
</join_akey2>
<join_sibord>
</join_sibord>
<join_a1oj>
</join_a1oj>
<join_a2oj>
</join_a2oj>
<join_opernd>
</join_opernd>
<join_concat>
</join_concat>
<join_tlevel>
</join_tlevel>
</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_grpvars</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>
<grp_cnt>0</grp_cnt>
<grp_key>
</grp_key>
</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_modjoin</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_jnstyle</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_forcepl</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_advsql</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_percent</fldname>
<datatype>N</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue>1</fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_usetopn</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_wthties</fldname>
<datatype>L</datatype>
<datawidth>1</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_group</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>48</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue></fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>out_b4gen</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_email</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>100</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_msgsubj</fldname>
<datatype>C</datatype>
<datawidth>100</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
<FIELD>
<fldname>rq_msgnote</fldname>
<datatype>M</datatype>
<datawidth>4</datawidth>
<datadecimals>0</datadecimals>
<fldvalue> </fldvalue>
</FIELD>
</RequestRecord>
</RQ071022-PRAY.XML>
User avatar
guitarmanvt
 
Posts: 46
Joined: Tue Apr 17, 2007 2:05 pm
Location: North Carolina

Return to Donor Manager Discussion

Who is online

Users browsing this forum: No registered users and 1 guest

cron